Excel o una app para organizar un viaje en grupo
Hay un amigo en cada grupo que abre una hoja de cálculo: una pestaña para el día a día, otra para los gastos y otra para los vuelos. Funciona, hasta que hay que cambiar algo con cuatro personas mirando. Aquí va qué hace bien la hoja, dónde se rompe y qué resuelve una app, con un fin de semana en Oporto de ejemplo.
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La hoja
Lo que la hoja de cálculo hace bien
Una hoja de cálculo, sea Excel o la de Google, no tiene límites: columnas para lo que quieras, colores, notas y fórmulas. Se comparte con el grupo y todos ven la misma versión. Para quien disfruta organizando, es un lienzo en blanco.
Y no pide aprender nada nuevo: casi todo el mundo sabe moverse por una tabla.
La hoja hace exactamente lo que le escribas. Ese es su punto fuerte y también su problema.
El ejemplo
Un fin de semana en Oporto, en una hoja
Cuatro amigos, dos días en Oporto. Para montarlo en la hoja hay que buscar cada sitio, apuntar cuánto tiempo pide y mirar su horario en su web. Esto es lo que trae la guía de Oporto de Keago para cinco de ellos:
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| Sitio | Tiempo | Horario según la guía |
|---|---|---|
| Sé de Oporto (catedral) | 45 min | De 09:00 a 18:30 |
| Palacio de la Bolsa | 45 min | De 09:00 a 18:30 |
| Iglesia de San Francisco | 45 min | De 09:00 a 19:00 |
| Torre de los Clérigos | 45 min | De 09:00 a 19:00 |
| Bodegas de Vila Nova de Gaia | 1 h 30 min | Visitas con cata; horario de cada bodega |
Dónde se rompe
Lo que el grupo le pide y la hoja no da
El problema no es hacer la hoja: es mantenerla. Cada cambio lo hace alguien a mano, y con cuatro personas opinando, alguien acaba trabajando en una copia vieja o borrando una fila sin querer.
- El orden por cercanía: la hoja no sabe qué sitios están cerca unos de otros; eso lo miras tú en el mapa.
- El mapa: hay que tenerlo aparte, en otra app.
- Los gastos: hacen falta fórmulas para saber quién debe a quién, y un error de una celda descuadra todo.
- Los billetes: un enlace a un PDF en otra carpeta, o una captura en el chat.
- El móvil: una hoja con muchas columnas se lee mal en la pantalla del teléfono.
La app
Lo mismo, en Keago
En Keago copias la guía de Oporto a un viaje de dos días y los sitios salen repartidos por cercanía, con su tiempo y lo que la guía sabe de su horario. El mapa va en el mismo plan, y cada sitio tiene su botón para abrir la ruta en Google Maps, Apple Maps o Waze.
Los gastos van en el mismo plan, sin fórmulas: quién pagó, entre quiénes se reparte y los pagos para quedar a cero, en céntimos. Lo explicamos en cómo repartir los gastos de un viaje entre amigos.
Comparar
Hoja de cálculo o Keago, punto a punto
Las dos se comparten con el grupo. La diferencia está en lo que tienes que hacer tú.
| Para el viaje | Hoja de cálculo | Keago |
|---|---|---|
| Los sitios de la ciudad | Los buscas y los escribes | Los copias de la guía |
| Reparto por días | A mano | Por días y por cercanía |
| Mapa | En otra app | En el plan |
| Gastos del grupo | Con fórmulas | Saldos y pagos, sin fórmulas |
| Billetes y reservas | Enlaces a archivos | En el viaje, con quién los ve |
| En el móvil | Columnas pequeñas | Pensado para el móvil |
| Precio | Gratis o con tu licencia | Gratis |
Cuándo
Cuándo sigue mereciendo la pena la hoja
Si viajas solo, sin gastos que repartir, y te gusta tenerlo todo a tu manera, una hoja basta. También sirve para lo que no es del viaje en sí: una lista de la maleta, un presupuesto previo o comparar alojamientos antes de decidir. Para el plan que ve el grupo, mejor algo que se mantenga solo.
Keago frente a Wanderlog y TripIt
| Qué ofrece | Keago | Wanderlog | TripIt |
|---|---|---|---|
| En español | ✓ | ✗ | ✓ |
| Guías de ciudad listas para copiar | ✓ | ✓ | ✗ |
| Visitas ordenadas por días y cercanía | ✓ | De pago | ✗ |
| Rutas por etapas (Camino, bici) | ✓ | ✗ | ✗ |
| Billetes y reservas en el viaje | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gastos del grupo | ✓ | ✓ | ✗ |
| Con tu IA (Claude, ChatGPT…) | ✓ | ✗ | ✗ |
Según lo que cada servicio publica en su propia web.
Preguntas
- ¿Es buena idea organizar un viaje en grupo con Excel?
- Sirve para empezar, pero cuesta mantenerla: cada cambio es a mano, el mapa va aparte y los gastos necesitan fórmulas. Con más de dos personas, una app ahorra trabajo.
- ¿Cómo llevo los gastos del grupo sin una hoja de cálculo?
- Apunta de cada gasto cuánto fue, quién pagó y entre quiénes se reparte. Keago calcula los saldos en céntimos y los pagos para quedar a cero.
- ¿Qué app uso en lugar de un Excel para planificar un viaje?
- Keago es gratis y en español: trae las guías de ciudad, reparte los sitios por días, lleva los gastos del grupo y guarda los billetes en el mismo plan.
Fuentes
Monta este plan en Keago
Eliges qué ver, Keago lo reparte por días y por cercanía, y lo compartes con el grupo en un enlace. Gratis.
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